Paulo Rebêlo | maio.1999

Hoje, quem acessa a Internet sabe que tem em mãos um meio rápido e eficiente de comunicação, entretenimento e informação. A cada dia que passa, novos programas são produzidos a fim de facilitar mais ainda a interação com o usuário. Entre tais programas, podemos citar o ICQ. Se você ainda não sabe o que é, e para que serve, está na hora de se atualizar um pouco. Em linhas gerais, o ICQ é um pequeno utilitário que se instala na barra de tarefas do Windows, ao lado do relógio, e se auto-inicia assim que uma conexão Internet é detectada. Com ele, o usuário pode enviar mensagens, mandar arquivos para outras pessoas, abrir salas de conversas, adicionar um compromisso em agenda, entre muitas outras coisas.

E em que isso tudo influenciaria na empresa? Simples. A comunicação interna entre funcionários de determinado setor precisa ser, geralmente, dinâmica. Imagine certo grupo que necessite trocar algum tipo de informação constantemente, atualizando o conteúdo da mesma em um certo intervalo de tempo. Caso sua empresa esteja bem informatizada, utiliza-se o email ou algum tipo de serviço na Intranet, se houver. Mas, para isso, será necessário abrir o cliente de email, checar o correio e esperar que todas as mensagens cheguem para que sejam lidas e respondidas, posteriormente.

E se, naquela mesma conta de email, chegam as mensagens de clientes e outros funcionários, misturadas? Seria necessário criar filtros que, muitas vezes, complicam mais ainda, principalmente para aquele estagiário que só sabe apertar no botão “reply” do programa e escrever uma mensagem padrão.

Problemas assim podem ser resolvidos ou agilizados, melhorando a eficiência da comunicação ou resolução de problemas. Com o ICQ ativo, o processo de envio e recebimento de mensagens é bem mais rápido. Apenas clicando no nome da pessoa
desejada, a mensagem é enviada imediatamente, mesmo que o receptor não esteja online, e recebida de forma mais veloz do que o email. Até porque nem sempre a empresa possui endereços eletrônicos separados para a comunicação dos clientes e dos outros funcionários.

Toda operação feita pelo programa só é aceita se do outro lado houver um usuário cadastrado, ou seja, se você tiver adicionado o receptor na sua lista de contato. De tal forma, fica mais fácil eliminar possíveis erros de distração ou digitação.
O envio interno de arquivos também tende a tornar-se mais prático e rápido. Inclusive, mais seguro, já que qualquer problema com vírus ou outras deficiências poderão ser checados mais rapidamente.

Você está esperando um confirmação por telefone, mas precisa repassar informações urgentes para três funcionários do help desk, receber respostas e comentar algumas coisas. Nada confidencial, claro. Locomover-se até lá para uma conversa ou uma mini-reunião não parece ser a atitude mais inteligente. Escrever um email, esperar a resposta, escrever novamente e ficar trocando mensagens também não parece ser uma atitude muito dinâmica. Não seria hora de abrir uma sala de chat (bate-papo) com os três funcionários, para uma série de instruções rápidas?

Existem programas específicos para bate-papos, como o Microsoft Netmeeting ou o Mirc. No entanto, instalar algum desses nas máquinas de seus funcionários é o mesmo que assinar um contrato de não-eficiência. Eles terão o poder de entrar em salas externas para conversar e perder muito, mas muito tempo no lero-lero.

Com o ICQ é diferente. As sessões de bate-papo podem, realmente, transformar-se em verdadeiras reuniões. Quem for abrir a sala escolhe, com alguns cliques de mouse, as pessoas que irão participar da mesma – e só elas. Outras pessoas só poderão entrar quando chamadas. Não é possível conversar com outros que não estejam em sua lista de contatos, muito menos correr o risco de alguém desperdiçar tempo útil de serviço “jogando conversa fora”. Enquanto você repassa as instruções para aquele grupo de funcionários, seu ICQ continuará alertando-o sobre novas mensagens recebidas e, também, você pode ter mais de uma sala de bate-papo aberta, simultaneamente, sem que quem estiver em uma saiba o que está acontecendo na outra. Tudo multitarefa.

O ICQ não irá inutilizar seu cliente de email, muito pelo contrário. Com ele, você não precisa abrir mais o programa de mensagens, checar e esperar que todas sejam trazidas do servidor. Com um certo ajuste, você pode ser avisado sempre que houver novos emails chegando, podendo até mesmo ler os “subjects” sem precisar, necessariamente, baixar todo o conteúdo. Se for necessário o envio de um email rápido, o próprio ICQ pode enviar para você. Tudo isso sem abrir um Outlook Express ou Eudora da vida.

Enfim, o ICQ é um pequeno pacote que pode trazer muitos benefícios ou, simplesmente, dinamizar alguns processos rotineiros da sua empresa. As funções descritas aqui são apenas as básicas e mais usadas, contudo, existem muitas outras que também podem lhe dar uma boa ajuda, como é o caso da agenda de compromissos e do “Reminder”, um pequeno catálogo onde se organiza datas importantes e se é avisado na(s) hora(s) e no(s) dia(s) pré-configurado(s).